Ordenar los datos es una
parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de
nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar
los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y
encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
NOTA
Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una
tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de
ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para obtener más información,
vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos
condicionales.
¿Qué desea hacer?
Obtener información sobre
la ordenación
Ordenar texto
Ordenar números
Ordenar fechas u horas
Ordenar por color de
celda, color de fuente o icono
Ordenar por una lista
personalizada
Ordenar filas
Ordenar por más de una
columna o fila
Ordenar una columna en un
rango de celdas sin afectar a las demás
Más información sobre
problemas generales de ordenación
Obtener información sobre
la ordenación
Puede ordenar datos por
texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y
horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una
o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como
Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color
de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación
son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Los criterios de
ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez
que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea
guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente
una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto
es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que
se tarda mucho tiempo en crear.
Ordenar
texto
Seleccione una columna de
datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa
está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
En la ficha Inicio, en el
grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para ordenar en orden
alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden
alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
También puede ordenar
distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.
Cómo ordenar distinguiendo
las mayúsculas de las minúsculas
Problema: comprobar si
todos los datos están almacenados como texto
Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como
números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato
de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán
antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a
todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga
clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en
Categoría, haga clic en Texto.
Problema: quitar los
espacios a la izquierda En algunos
casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener
insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los
datos, quite estos espacios.
Ordenar
números
Seleccione una columna de
datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está
en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
En la ficha Inicio, en el
grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de
los procedimientos siguientes:
Para ordenar de números
más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números
más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Problema: comprobar que
todos los números están almacenados como números Si los resultados no le ofrecen lo que
esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y
no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos
sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se
almacenan como texto. Para obtener más información, vea Convertir números
almacenados como texto a números.
Ordenar
fechas u horas
Seleccione una columna de
fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en
una columna de tabla que contiene fechas u horas.
Seleccione una columna de
fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
En la ficha Inicio, en el
grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de
los procedimientos siguientes:
Para ordenar de una hora o
fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más
recientes.
Para ordenar de una hora o
fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más
antiguos.
Problema: comprobar que
las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que
esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como
texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas
las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de
serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora,
significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Para obtener más
información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.
NOTA
Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas
para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana
independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la
función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por
tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para
obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.
Ordenar
por color de celda, color de fuente o icono
Si ha aplicado formato
manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por
color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores.
Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato
condicional.
Seleccione una columna de
datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una
columna de tabla.
En el grupo Modificar de
la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en
Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Ordenar.
En Columna, en el cuadro
Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
En Ordenar según,
seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de
celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de
fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un
conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
En Criterio de ordenación,
haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo
del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un
icono de celda.
En Ordenar, seleccione el
modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover el color de
celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda,
seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la
izquierda para una ordenación de filas.
Para mover el color de
celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha,
seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha
para una ordenación de filas.
NOTA
No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación
de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación
de ordenación.
Para especificar el
siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar,
haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al
cinco.
Asegúrese de que
selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma
selección en Ordenar.
Repita el procedimiento
por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir
en la ordenación.
Ordenar
por una lista personalizada
Puede utilizar una lista
personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece
listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y
puede además crear sus propias listas.
También puede crear una
lista personalizada.
Cómo crear una lista
personalizada
Seleccione una columna de
datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una
columna de tabla.
En el grupo Modificar de
la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en
Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Ordenar.
En Columna, en el cuadro
Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante
una lista personalizada.
En Ordenar, seleccione
Lista personalizada.
En el cuadro de diálogo
Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior,
haría clic en Alto, Medio, Bajo.
Haga clic en Aceptar.
Ordenar
filas
Seleccione una fila de
datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una
columna de tabla.
En el grupo Modificar de
la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en
Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Ordenar.
Haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo
Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a
derecha y, a continuación, en Aceptar.
En Columna, en el cuadro
Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.
Siga uno de los
procedimientos siguientes:
Por valor
En Ordenar según,
seleccione Valores.
En Criterio de ordenación,
siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto,
seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores
numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha
y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más
antiguos.
Por color de celda, color
de fuente o icono de celda
En Ordenar según,
seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
Haga clic en la flecha
situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un
color de fuente o un icono de celda.
En Ordenar, seleccione A
la izquierda o A la derecha.
NOTA
Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo,
Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o
las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
Ordenar
por más de una columna o fila
Puede ordenar por más de
una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en
una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de
valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede
ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo
departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en
orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de
64 columnas.
NOTA Para obtener resultados óptimos, el rango de
celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.
Seleccione un rango de
celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se
encuentra en una tabla con dos o más columnas.
En el grupo Modificar de
la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en
Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de
diálogo Ordenar.
En Columna, en el cuadro
Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.
En Ordenar según,
seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por texto,
número o fecha y hora, seleccione Valores.
Para ordenar por formato,
seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
En Ordenar, seleccione el
modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto,
seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores
numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha
y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más
antiguos.
Para ordenar según una
lista personalizada, seleccione Lista personalizada.
Para agregar otra columna
por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los
pasos del tres al cinco.
Para copiar una columna
por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en
Copiar nivel.
Para eliminar una columna
por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en
Eliminar nivel.
NOTA Debe conservar al menos una entrada en la
lista.
Para cambiar el orden en
el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga
clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.
Las entradas más altas de
la lista se ordenan antes que las más bajas.
Ordenar una columna en un
rango de celdas sin afectar a las demás
ADVERTENCIA
Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una
columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo
trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.
NOTA
El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
Seleccione una columna en
rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
Para seleccionar la
columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.
En la ficha Inicio, en el
grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en
uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.
Aparecerá el cuadro de
diálogo Advertencia antes de ordenar.
Seleccione Continuar con
la selección actual.
Haga clic en Ordenar.
Seleccione las demás
opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Si el resultado no es el
que desea, haga clic en Deshacer .
Más información sobre
problemas generales de ordenación
Si obtiene resultados
inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:
Comprobar si los valores
que devuelve una fórmula han cambiado
Si los datos que ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores
devueltos de dichas fórmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de
cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para
obtener resultados actualizados.
Mostrar las filas y las
columnas antes de ordenar Las columnas
ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se
mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea
mostrar las columnas o filas ocultas.
Comprobar la configuración
local Los criterios de ordenación
varían según la configuración local. Asegúrese de que la configuración local de
la Configuración
regional o de la
Configuración regional y de idioma del Panel de control de su
equipo es correcta. Para obtener información sobre cómo cambiar la
configuración local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especificar encabezados de
columna solamente en una fila Si tiene
que utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Activar o desactivar la
fila de título Normalmente, lo mejor
es tener una fila de título cuando se ordena una columna para facilitar la
comprensión del significado de los datos. De manera predeterminada, el valor del
título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es posible que
tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya
o no se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
Para excluir la primera
fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de columna, en
la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en
Orden personalizado y, a continuación, active Mis datos tienen encabezados.
Para incluir la primera
fila de datos en la ordenación porque no es un encabezado de columna, en la
ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden
personalizado y, a continuación, desactive Mis datos tienen encabezados.
